O tempo perguntou ao tempo...

... quanto tempo o tempo tem para...

Ler emails?!


Que tipo de telefone tem? 

Um blackberry? Um iPhone? Qualquer smartphone? 

Se respondeu sim, conta-se entre os mais de 80 milhões de pessoas que têm um smartphone na Europa.

Dão imenso jeito! Dá para ver emails, fazer chamadas, ler as noticias, ler emails, jogar jogos, ler emails… têm aplicações para usar o facebook, o twitter, para ler a Bola, o jornal… Este pequeno aparelho serve para imensa coisa, e o que todas estas coisas que acabo de enumerar têm em comum é que são curtas e rápidas.

Passamos muito tempo a saltar de informação em informação.

Nos EUA, um adulto médio passa 50 minutos por dia a olhar para o telefone,

Eu acho que passo mais do que isso...

E os emails?

Em 2007 um estudo mostrou que 87% dos americanos passam 7 horas por semana a gerir emails. 7 horas é quase um dia inteiro de trabalho. Com 1 dia por semana a gerir emails só sobra 4 dias para trabalhar!

E o pior é que é 1 dia dividido aos bocadinhos, i.e., afecta a semana toda.

De facto, a internet está a mudar os nossos cérebros e a dificultar-nos a tarefa de nos concentrarmos.

Eu passo muitas hora diante do computador, com a internet e o email ligados.

Ao longo da minha vida profissional habituei-me a trabalhar reagindo a emails.

Foram 5 anos de Marketing e Vendas, durante os quais, eu olhava para as vendas uma vez por dia, semanalmente e mensalmente passava uma manhã a analisar os números e o resto do tempo, i.e., cerca de 90% do meu tempo, eu reagia a emails. Na minha equipa nós auto entitulavamo-nos os bombeiros, passávamos o dia a apanhar fogos, os sms que não estavam a chegar, operador que queria não sei o quê, a queixa do cliente, o chefe que quer um relatório novo, a factura por pagar, o afiliado que faz spam... enfim... Todas as minhas tarefas tinham um email como origem.

Hoje a minha vida mudou. Montei uma associação sem fins lucrativos, os meus objectivos já não se medem em vendas diárias, e estou à frente de um projeto que está a nascer, a dar os seus primeiros passos, por um lado, ninguém me manda emails a dizer-me o que fazer, por outro, é preciso pensar estrategicamente todos os dias, e não de mês a mês.

E então percebi, que a forma como me tinha habituado a trabalhar já não servia...

Passei umas semanas sem perceber o que se passava... durante o dia verificava os meus emails vezes sem conta, no computador ou no telefone, mas o ritmo aqui é diferente... não havia emails novos a cada 5 minutos, não havia tarefas às quais reagir. Mesmo assim trocava bastantes emails, porque o meu novo projeto tem outra característica desafiante que é nem sempre a minha equipa está fisicamente na mesma sala...  Tinha documentos para ler, para escrever, chamadas para fazer, e ia fazendo tudo mais ou menos ao mesmo tempo, sempre verificando o meu email e respondendo a conversas por vezes irrelevantes de 5 em 5 minutos, ou menos! Chegava ao final do dia com a sensação de que não tinha parado, mas também não tinha feito nada de jeito. Não tinha terminado a maior parte das minhas tarefas...

Senti-me uma incompetente, não estava a atingir os resultados que queria, algo tinha de mudar!

Então li um artigo neste site no bigthink.com sobre "batching". Traduzido diretamente "batch" quer dizer lote. E o artigo propõe fazer lotes de tempo de 30 minutos cada e dedicar cada lote apenas a uma tarefa.

Se começo a ler emails, então é isso que vou fazer durante 30 minutos, se começo a escrever um documento então é só isso que vou fazer durante 30 minutos, se estou a ler artigos num jornal, então são 30 minutos de leitura.

Esta disciplina tem vários aspectos interessantes.

Primeiro a sensação de urgência, porque o tempo acaba de 30 em 30 minutos, aquela sensação de tenho de acabar isto porque são quase horas de terminar o dia, acontece todos os 30 minutos! Por outro lado é uma disciplina que obrigada a pensar um pouco antes e começar algo... será que eu quero mesmo passar 30 minutos no facebook?

Depois de experimentar um pouco decidi alterar ligeiramente a forma de fazer os lotes,  adaptá-la às minhas tarefas.

Fiz uma lista de coisas, marquei a cores o que é mais importante, e decidi que quando começasse uma tarefa, só ia parar quando a terminasse. Por vezes isso significa que para uma só tarefa leio um email, abro 2 ou 3 documentos diferentes, e faço uma chamada, mas sempre focada em terminar a tarefa que iniciei, sem me distrair com outros temas, outros emails, outros documentos, etc...

Foi uma descoberta! Com este sistema ganhei 2 coisas maravilhosas:

1.     todos os dias, várias vezes por dia tenho a sensação de que fiz algo, cumpri o meu dever, risquei uma coisa da lista!

2.     e o melhor de tudo é que assim, sem saltar de minuto em minuto de informação em informação, concentro-me de tal maneira que o tempo pára!

Alguém disse que a maior loucura é fazer sempre a mesma coisa e esperar um resultado diferente. Este mês, mudei, alterei os meus resultados e resolvi partilhar o meu método. De repente foi como se o meu tempo tivesse duplicado! E que melhor altura do ano para ter mais tempo do que o verão, não é verdade? ;)